Mein Unternehmenskonto dient zur Identifizierung, Authentifizierung und Kommunikation bei der Nutzung digitaler Verwaltungsleistungen.
Mein Unternehmenskonto kann genutzt werden durch die in § 3 Abs. 1 Unternehmensbasisregistergesetz (UBRegG) genannten Organisationen, also insbesondere:

• Juristische Personen,
• Vereinigungen, denen ein Recht zustehen kann,
• natürliche Personen, die beruflich oder gewerblich tätig sind.

Eine Nutzung ist aber auch durch Behörden im Sinne von § 1 Abs. 4 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) möglich.

Aus Gründen der Einheitlichkeit wird in diesen FAQ für alle diese Nutzergruppen der Begriff Unternehmen verwendet.

(Stand: 01.08.2023)

Mit Mein Unternehmenskonto haben Unternehmen die Möglichkeit, digitale Verwaltungsleistungen verschiedenster Behörden über ein deutschlandweit einheitliches Konto zu nutzen. Es bietet insbesondere die Identifizierung über sichere ELSTER-Zertifikate und die Möglichkeit der Kommunikation über entsprechende Postfach-Funktionalitäten.

(Stand: 01.08.2023)

1. Auswahl einer digitalen Verwaltungsleistung auf behördlicher Website/ in Onlinedienst
2. Weiterleitung zu Mein Unternehmenskonto zur Identifizierung und Authentifizierung
3. Prüfung der Berechtigung des Nutzenden
4. Aufruf und Ausfüllen des Antrags
5. Absenden des Antrags und Bearbeitung durch zuständige Behörde (sog. Fachverfahren)
6. Übermittlung von Mitteilungen und Bescheiden durch zuständige Behörde (sog. Fachverfahren) in das integrierte Postfach
7. Zugriff auf Mitteilungen und Bescheide im Postfach des Nutzenden

(Stand: 01.08.2023)

Nein, Mein Unternehmenskonto dient lediglich der Authentifizierung und Identifizierung. Verwaltungsleistungen werden nicht auf Mein Unternehmenskonto angeboten.

(Stand: 01.08.2023)

Jedes unternehmensbezogene Unternehmenskonto besteht aus einer Vielzahl von Benutzerkonten, die separat voneinander beantragt werden können. Als Ergebnis dieses Beantragungsprozesses erhalten Sie ein oder mehrere ELSTER-Organisationszertifikate. Voraussetzung ist die Registrierung über die Steuernummer des Unternehmens.

Bitte beachten Sie: Es wird empfohlen, für jeden Mitarbeitenden ein separates ELSTER-Organisationszertifikat zu beantragen.

Der Registrierungsprozess für ein ELSTER-Organisationszertifikat ist dabei immer gleich:

1. Beantragen Sie ein ELSTER-Organisationszertifikat unter
   mein-unternehmenskonto.de/registrierung.
2. Sie erhalten sodann einen Teil der Aktivierungsdaten per E-Mail.
3. Zusätzlich wird ein Aktivierungsbrief per Post an das Unternehmen geschickt. Die Zustellung dauert in der Regel mindestens 5 Werktage.
4. Wenn beides bei der Mitarbeiterin bzw. dem Mitarbeiter vereint ist, ist den Anweisungen aus der E-Mail innerhalb der dort gesetzten Frist zu folgen, um die ELSTER-Organisationszertifikatsdatei als Download zu erhalten.

Es können bis zu 500 Konten für ein Unternehmen erstellt werden (= bis zu 500 ELSTER-Organisationszertifikate beantragt werden). Jedes ELSTER-Organisationszertifikat ist gleichwertig und enthält einen Datenkranz, der neben den unternehmensbezogenen Daten (Name, Sitz, Rechtsform) auch eine zertifikatsbezogene Kennziffer (Benutzerkonto-ID) beinhaltet.

(Stand: 01.08.2023)

Zwingende Voraussetzung ist immer das Vorhandensein einer deutschen Steuernummer unabhängig davon, auf welcher Grundlage (z.B. Lohnsteuer, Umsatzsteuer, Grundsteuer) diese beruht. Ein Sitz in Deutschland ist dabei nicht notwendig.

Die Steuernummer ist das Merkmal, auf dem das ELSTER-Organisationszertifikat beruht. Existiert also für eine „Einheit“ eine eigene Steuernummer, z.B. weil diese Einheit Lohnsteuer abführt, Umsatzsteuer bezahlt oder Gewerbesteuer leisten muss, besteht die Möglichkeit, ein ELSTER-Organisationszertifikat zu beantragen.

Das bedeutet, dass auch Unternehmen aus dem Ausland die Möglichkeit haben, ein ELSTER-Organisationszertifikat zu beantragen, wenn sie eine deutsche Steuernummer besitzen.

(Stand: 01.08.2023)

Ein Sitz in Deutschland ist nicht notwendig. Entscheidend ist eine deutsche Steuernummer.

(Stand: 01.08.2023)

Derzeit ist eine Registrierung für Mein Unternehmenskonto für ausländische Unternehmen nur unter der Voraussetzung möglich, dass eine gültige deutsche Steuernummer vorliegt.
Dabei besteht für ausländische Unternehmen die Möglichkeit, eine gültige deutsche Steuernummer über das Finanzamt Neubrandenburg zu erhalten, welche dann zum Zwecke der Nutzung von Mein ELSTER und Mein Unternehmenskonto genutzt werden kann.

An der Möglichkeit, sich in Mein Unternehmenskonto auch mit einem ausländischen Identifizierungsmittel einzuloggen, wird derzeit im europäischen Rahmen gearbeitet.

(Stand: 19.01.2024)

Unter Überblick/Die Grundlage: ELSTER-Organisationszertifikate finden Sie alle relevanten Informationen zum Handling der ELSTER-Organisationszertifikate. Auch bereits bestehende ELSTER-Organisationszertifikate, die bislang nur für steuerliche Zwecke (z.B. bei ELSTER) verwendet wurden, können außerhalb der Finanzverwaltung nachgenutzt werden. Sollen Personen das Unternehmen vertreten, die bislang keinen Zugriff auf ein ELSTER-Organisationszertifikat hatten, wird empfohlen, für diese neue ELSTER-Organisationszertifikate zu beantragen.

(Stand: 01.08.2023)

Zu einer Steuernummer (Grundlage des Unternehmenskontos) können aktuell bis zu 500 ELSTER-Organisationszertifikate beantragt werden. Es wird empfohlen, dass pro Mitarbeitendem ein Benutzerkonto angelegt, also ein ELSTER-Organisationszertifikat generiert wird (siehe auch unter Überblick/Die Grundlage: ELSTER-Organisationszertifikate).

(Stand: 01.08.2023)

Das ELSTER-Organisationszertifikat ist das Registrierungsmittel, welches Sie mit Erhalt des Registrierungsbriefes erstellen können. Nähere Informationen finden Sie unter www.elster.de/eportal/unternehmerorientiert/registrierungsprozess.

(Stand: 01.08.2023)

Wenn Sie gewerblich oder beruflich tätig sind, können Sie ein ELSTER-Organisationszertifikat beantragen, um Mein Unternehmenskonto nutzen zu können. Grundlage hierfür ist das Vorhandensein einer betrieblichen Steuernummer. Sollten Sie z.B. als Einzelunternehmer keine betriebliche Steuernummer besitzen, können Sie grundsätzlich auch Ihr persönliches ELSTER-Zertifikat nutzen, das Sie bereits für steuerliche Zwecke verwenden. Das persönliche ELSTER-Zertifikat basiert auf Ihrer persönlichen Steueridentifikationsnummer.

(Stand: 01.08.2023)

Die ELSTER-Organisationszertifikate sind grundsätzlich nicht personengebunden. Der Beantragungsprozess für ein ELSTER-Organisationszertifikat ist immer gleich und wird für jedes ELSTER-Organisationszertifikat einzeln über www.mein-unternehmenskonto.de/registrierung abgewickelt. Es können bis zu 5000 ELSTER-Organisationszertifikate beantragt werden. Es wird empfohlen, dass die Beantragung und das Verteilen auf die einzelnen Mitarbeitenden von einer „Zentralen Stelle“ in dem Unternehmen übernommen werden.

Über die Berechtigungssteuerung besteht die Möglichkeit, die internen Strukturen eines Unternehmens abzubilden und Rechte eines ELSTER-Organisationszertifikats nach außen auf einzelne Onlinedienste zu beschränken.

Bei Nutzung des Postfachs 2.0 ist jedem ELSTER-Organisationszertifikat ein konkretes Postfach 2.0 zugeordnet, das über ein Postfachhandle von der Verwaltung adressiert werden kann. Insoweit können Urlaubs- oder Krankheitsvertretungen perspektivisch dargestellt werden, indem Nachrichten z.B. nicht nur in das Postfach 2.0 der erkrankten Person A, sondern auch in das Postfach 2.0 der vertretenden Person B bereitgestellt werden. Diese Funktion soll voraussichtlich ab März 2024 verfügbar sein.

(Stand: 01.08.2023)

Im Grundsatz sind mit allen ELSTER-Organisationszertifikaten dieselben Rechte verknüpft. Dementsprechend kann jeder Mitarbeitende alle Anträge mit Wirkung für und gegen das Unternehmen stellen. Einschränkungen dieses Regelfalls können über die Berechtigungssteuerung vorgenommen werden (siehe „Berechtigungssteuerung“).

(Stand: 01.08.2023)

Nein, ein Zugriff auf bestehende Steuererklärungen oder Steuerbescheide ist grundsätzlich nicht möglich. Es können nur Mitteilungen und Bescheide eingesehen werden, für die mit dem vorliegenden Benutzerkonto Anträge bzw. Meldungen abgegeben wurden (sog. 1 zu 1-Verknüpfung).

Wir empfehlen in diesem Zusammenhang, für jeden Mitarbeitenden ein eigenes ELSTER-Organisationszertifikat zu erstellen, um einen Zugriff auf vertrauliche Daten zu verhindern.

(Stand: 01.08.2023)

Vornehmlich sollten mit der Erteilung des ELSTER-Organisationszertifikats unternehmensinterne Schutzmaßnahmen (Separates Zertifikat pro Mitarbeitendem, Policy, Schulungen) einhergehen. Darüber hinaus ist es dringend anzuraten, eine unternehmensinterne Stelle – sog. „Zentrale Stelle“ – mit der Koordination und Überwachung der ausgegebenen ELSTER-Organisationszertifikate zu beauftragen. Über die Berechtigungssteuerung können außerdem einzelfallbezogen Berechtigungen verteilt werden.

(Stand: 01.08.2023)

Die „Zentrale Stelle“ ist aktuell eine rein unternehmensinterne Stelle ohne besondere Berechtigungen. Es ist dennoch bereits jetzt dringend anzuraten, eine „Zentrale Stelle“ zu bestimmen und einzurichten, die die bereits vorhandenen ELSTER-Organisationszertifikate überwacht, neue ELSTER-Organisationszertifikate beantragt und bei Mitarbeiterwechseln alte ELSTER-Organisationszertifikate mitsamt Zugangsdaten einzieht.

Denkbar ist es, die „Zentrale Stelle“ in der Haushaltsabteilung oder Personalabteilung einzurichten – aufgrund der Bezüge zur Steuerverwaltung bzw. der Bezüge zum Personal.

(Stand: 01.08.2023)

Hier gilt es zu unterscheiden. Bei der Beantragung eines ELSTER-Organisationszertifikats sind Name und Vorname eines konkreten Ansprechpartners zu nennen. Diese Informationen dienen allerdings nur dazu, im Rahmen der Erstellung des ELSTER-Organisationszertifikats eine Zuordnung zu einem konkreten Mitarbeitenden innerhalb des Unternehmens vornehmen zu können.

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, das beantragte ELSTER-Organisationszertifikat mit verifizierten Daten über die dahinterstehende Person (sog. „Handelnde Person“) zu hinterlegen. Jedem ELSTER-Organisationszertifikat kann genau eine handelnde Person zugeordnet werden. Der Prozess ist immer gleich:

1. Falls Sie noch kein ELSTER-Zertifikat haben, das Sie als natürliche Person ausweist (persönliches ELSTER-Zertifikat), beantragen Sie dieses unter www.elster.de. Halten Sie hierfür Ihre persönliche Steuer-Identifikationsnummer bereit.
2. Login mit dem ELSTER-Organisationszertifikat Ihres Unternehmens auf mein-unternehmenskonto.de 
3. Klicken Sie links in der Navigation auf Mein Benutzerkonto – Persönliche Daten ergänzen.
4. Verknüpfen Sie Ihre persönlichen Daten durch einen einmaligen Login mit persönlichem ELSTER-Zertifikat und Bestätigung der Datenweitergabe an Mein Unternehmenskonto (ein Aufheben der Verknüpfung ist jederzeit möglich).
5. Nun können Sie sich mit Ihrem ELSTER-Organisationszertifikat bei der digitalen Verwaltungsleistung einloggen, die Weitergabe der persönlichen Daten einzelfallabhängig bestätigen und den Onlinedienst aufrufen.

Eine detaillierte Anleitung der Verknüpfung finden Sie unter Downloads.

(Stand: 01.08.2023)

Manche digitalen Verwaltungsleistungen benötigen verifizierte Daten nicht nur über das antragstellende Unternehmen, sondern auch über die hinter dem Antrag stehende Person („Handelnde Person“). Beispielhaft sei hier der Baubereich genannt, in dem Anträge häufig nur von konkret bauvorlageberechtigten Personen gestellt werden können. Um die Hoheit über die Daten insoweit vollständig beim Nutzer zu belassen, kann die Weitergabe der persönlichen Daten für jeden Einzelfall neu entschieden werden.

(Stand: 01.08.2023)

Nein, in Mein Unternehmenskonto steht der Login mit dem Personalausweis nicht zur Verfügung.

(Stand: 01.08.2023)

Das persönliche ELSTER-Zertifikat basiert im Gegensatz zum ELSTER-Organisationszertifikat nicht auf der betrieblichen Steuernummer, sondern auf der persönlichen Steueridentifikationsnummer. Es kann insbesondere zur Verknüpfung von personenbezogenen Daten zu einem ELSTER-Organisationszertifikat genutzt werden (siehe „Handelnde Person“).

Es gibt aber auch Einzelunternehmerinnen und Freiberufler, die keine betriebliche Steuernummer besitzen und somit kein ELSTER-Organisationszertifikat beantragen können. Diese können grundsätzlich auch ihr persönliches ELSTER-Zertifikat für die Identifizierung an digitalen Verwaltungsleistungen verwenden. Entscheidend ist, ob die Behörde, die den Onlinedienst anbietet, dies zulässt.

(Stand: 01.08.2023)

Unter Mein Unternehmenskonto können Sie Ihr Benutzerkonto verwalten und Ihr Postfach einsehen.

(Stand: 01.08.2023)

Nein.
Der Benutzerkonto-Login dient ausschließlich der Administration des Benutzerkontos. Anträge und Onlinedienste finden Sie in den Portalen der jeweiligen Bundesländer, des Bundes und in weiteren Fachportalen. Bescheide und Mitteilungen, die Sie von Behörden erhalten, können Sie im Postfach 2.0 sowie im OZG-PLUS-Postfach des Benutzerkontos einsehen. Voraussetzung hierfür ist, dass die jeweilige Behörde ihre Nachrichten digital bereitstellt.

(Stand: 01.08.2023)

Mein Unternehmenskonto speichert selbst keine personenbezogenen Daten. Die Unternehmensstammdaten werden über das ELSTER-Organisationszertifikat tagesaktuell aus den Steuerregistern abgerufen. Informationen zu der Frage, wie die Datenverarbeitung in Mein Unternehmenskonto abläuft, finden Sie im Benutzerkontobereich unter Datenschutz.

(Stand: 01.08.2023)

Mit Hilfe der ELSTER-Organisationszertifikatsdatei und des Passwortes kann der Account (eingeloggt in „Mein ELSTER“) gelöscht werden.

Wichtig zu beachten: Durch das Löschen eines ELSTER-Organisationszertifikats gehen die Inhalte des jeweiligen Benutzerkontos und des Postfachs 2.0 sowie OZG-PLUS-Postfachs verloren. Bitte prüfen Sie immer vorher, ob eine Erneuerung des ELSTER-Organisationszertifikats in Ihrem Anwendungsfall in Frage kommt.

(Stand: 01.08.2023)

Das Passwort des ELSTER-Organisationszertifikats kann unter „Mein Benutzerkonto“ geändert werden. Eine Änderung des Passworts sollte nur durch die „Zentrale Stelle“ erfolgen.

(Stand: 01.08.2023)

Statt ein ELSTER-Organisationszertifikat zu löschen, kann auch ein neues Passwort erstellt werden, wodurch eine neue ELSTER-Organisationszertifikatsdatei erstellt wird. Die alte ELSTER-Organisationszertifikatsdatei wird zeitgleich ungültig. Die neue ELSTER-Organisationszertifikatsdatei kann einer anderen Mitarbeiterin bzw. einem anderen Mitarbeiter zugeordnet werden. Das verknüpfte Postfach 2.0 sowie OZG-PLUS-Postfach bleibt erhalten.

(Stand: 01.08.2023)

Sofern kein Zugriff auf die ELSTER-Organisationzertifikatsdatei und das Passwort möglich ist, kann das Benutzerkonto unter Angabe des Benutzernamens, der hinterlegten E-Mail-Adresse und der Sicherheitsabfrageantwort gelöscht werden (ohne einloggen in „Mein ELSTER“). Falls der Benutzername nicht mehr bekannt ist, kann dieser per E-Mail angefordert werden. Sie müssen für diesen Schritt jedoch Zugriff auf die im Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse haben.

Alternativ kann eine Zugangserneuerung (unter Angabe der E-Mail-Adresse und des Benutzernamens) angestoßen werden. Dies impliziert eine sofortige Sperrung des ELSTER-Organisationszertifikats und erfordert den Zugriff auf die im Benutzerkonto hinterlegte E-Mail-Adresse. Das Benutzerkonto und das dazugehörige Postfach 2.0 sowie OZG-PLUS-Postfach bleiben in diesem Fall erhalten.

Sofern kein Zugriff auf ELSTER-Organisationszertifikatsdatei, Passwort und hinterlegte E-Mail-Adresse besteht, wenden Sie sich bitte mit Ihrer Anfrage zur Löschung des ELSTER-Organisationszertifikats an den für Ihr Bundesland zuständigen Ansprechpartner. Sie finden den Ansprechpartner über den Kontaktfinder auf www.elster.de unter „Kontakt“ am Seitenende. Beantworten Sie die Fragen nacheinander wie folgt, um den Ansprechpartner angezeigt zu bekommen:

• Wählen Sie zunächst das Bundesland aus, in dem das Unternehmen steuerlich geführt wird.
• Beantworten Sie die Frage „In welcher Eigenschaft stellen Sie Ihre Anfrage?“ bitte mit
  „Unternehmer(in) / Arbeitgeber(in)“.
• Beantworten Sie die Frage „Ich kann Fragen zu folgenden Themen beantworten“ bitte mit
  „Nutzung von Mein ELSTER“.
• Ergänzen Sie die Frage „Haben Sie…“ mit
  „Fragen zum Benutzerkonto?“.
• Wählen Sie
  „Möchten Sie ein Benutzerkonto löschen?“.
• Wählen Sie
  „zum zuständigen Ansprechpartner“
• Ihnen wird nun der zuständige Ansprechpartner angezeigt.

(Stand: 01.08.2023)

Ausführliche FAQ finden Sie unter www.elster.de unter Hilfe, FAQ.

(Stand: 01.08.2023)

Das Postfach 2.0 dient als Empfangseinrichtung für behördliche Mitteilungen und Bescheide und ermöglicht damit eine digitale Beantwortung des Antrags oder der sonstigen Nutzung einer digitalen Verwaltungsleistung. Es ermöglicht somit eine rechtsverbindliche und rechtssichere Bekanntgabe.

(Stand: 01.08.2023)

In den Posteingang des Benutzerkontos, das bei der Antragsstellung oder sonstigen Nutzung verwendet wurde. Es besteht somit eine 1 zu 1-Verknüpfung zwischen ELSTER-Organisationszertifikat und Postfach 2.0. Die Mitteilungen und Bescheide sind nicht automatisch in weiteren Postfächern des Unternehmens einsehbar.

(Stand: 01.08.2023)

Als Mitarbeitender eines Unternehmens benötigen Sie ein ELSTER-Organisationszertifikat. Loggen Sie sich bei der Beantragung einer digitalen Verwaltungsleistung mit diesem ELSTER-Organisationszertifikat ein, hat die hinter dem Antrag stehende Behörde die Möglichkeit, Nachrichten in das Postfach 2.0 Ihres Benutzerkontos bereitzustellen. Sie erhalten sodann eine Benachrichtigungs-E-Mail und können die Nachricht unter www.mein-unternehmenskonto.de abrufen.

(Stand: 01.08.2023)

Wenn die dienstanbietende Behörde es zulässt, dann kann man auf Bescheide und Mitteilungen unmittelbar aus dem Postfach 2.0 heraus über einen Antwortbutton antworten.

(Stand: 01.08.2023)

• Bescheide sind rechtsverbindlich. Sie werden vier Jahre aufbewahrt, nachdem sie von einem Unternehmen tatsächlich abgerufen worden sind.
• Mitteilungen sind unverbindliche Nachrichten für Informationszwecke. Sie werden 60 Tage nach dem tatsächlichen ersten Abruf automatisch gelöscht. Sollte kein tatsächlicher Abruf erfolgen, so werden Mitteilungen 180 Tage nach Bereitstellung gelöscht.

(Stand: 01.08.2023)

Die beiden Postfächer sind identisch und auch über das gleiche ELSTER-Organisationszertifikat abrufbar – unabhängig davon, ob es um Steuermitteilungen oder andere Bescheide von Verwaltungen geht. Nachrichten, die Sie über Ihr ELSTER-Organisationszertifikat abrufen, sind sowohl bei Mein ELSTER als auch bei Mein Unternehmenskonto sichtbar.

(Stand: 01.08.2023)

Nein, die Bescheide und Mitteilungen, die Sie erhalten, sind immer zertifikatsgebunden. Wenn ein Unternehmen mehrere Benutzerkonten (= mehrere ELSTER-Organisationszertifikate) hat, hat es also auch mehrere Postfächer 2.0.

(Stand: 01.08.2023)

Diese Funktionalität wird derzeit konzipiert und steht voraussichtlich ab März 2024 zur Verfügung.

(Stand: 01.08.2023)

Es gibt Verwaltungsleistungen, die Nachrichten in das Postfach 2.0 bereitstellen und solche, die Nachrichten in das OZG-PLUS-Postfach bereitstellen. Sie erhalten als Nutzende in jedem Fall eine Benachrichtigungs-E-Mail, wo Mitteilungen abgerufen werden können. Perspektivisch ist das Ziel, beide Postfächer zu einem zusammenzuführen.

(Stand: 01.08.2023)

Postfach 2.0:

• Keine Einrichtung notwendig, wird bei Beantragung des ELSTER-Organisationszertifikats mitgeliefert
• Mehrwert vor allem bei weniger komplexen Unternehmensstrukturen

OZG-PLUS-Postfach:

• Bereitstellung von Funktionspostfächern und Vertreterregelungen (frei konfigurierbar)
• Auch nutzbar zur Schadensabwehr bei Ableben oder Ausscheiden von Mitarbeitenden
• Unterstützung von komplexeren Unternehmensstrukturen

(Stand: 01.08.2023)

Das OZG-PLUS-Postfach ermöglicht die Kommunikation mit den unterschiedlichsten Verwaltungsbehörden und bündelt diese in einer Ende-zu-Ende-verschlüsselten Webanwendung zur strukturierten Datenübermittlung.

• Die Kommunikation kann sowohl von Unternehmen(Antragstellung) als auch von der Verwaltung initial ausgelöst werden. Je nach Szenario kann auf eingegangene Mitteilungen oder Bescheide über das OZG-PLUS-Postfach geantwortet werden.
• Das OZG-PLUS-Postfach ermöglicht eine rechtsverbindliche Zustellung.
• Funktionspostfächer werden unterstützt, ebenso können Vertreterregelungen eingerichtet werden.

(Stand: 01.08.2023)

Das OZG-PLUS-Postfach wird in mehreren Entwicklungsstufen veröffentlicht und erhält pro Iteration weitere Funktionalitäten. Folgend ein kurzer Überblick:

Die Entwicklungsstufen:

• MVP-Start / Iteration 1 (Ende Q2/2023)
  für die öffentliche Verwaltung zur Anbindung an die Transportstrecke mit Nachrichtenanzeige im Web-Frontend und mit Wirtschaftspartnern Antragsstellung zum Erhalt der Service-Provider im SSP
• MJP-Start (Q3/2023)
  Erste Ausbaustufe als Teil von eBO – besonderes elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach
• Iteration 2 + 3 (voraussichtlich Ende 2023)
  Nach eigenen Anforderungen konfigurierbare Funktionspostfächer sowie Vertreterregelungen

(Stand: 01.08.2023)

Nein, Ihr Unternehmen benötigt keine zusätzliche Software, da es sich beim OZG-PLUS-Postfach um eine Webanwendung handelt.

(Stand: 01.08.2023)

Nein, das OZG-PLUS-Postfach dient ausschließlich der Kommunikation von Unternehmen mit Behörden.

Das MJP dient ausschließlich der Kommunikation von Privatpersonen mit der Justiz. Es wird in Kombination mit der BundID (dem Nutzerkonto des Bundes) für die Identifizierung natürlicher Personen verwendet.

(Stand: 01.08.2023)

Ja, es ist möglich mehrere Funktionspostfächer für ein Unternehmen einzurichten. Diese werden durch Administratoren verwaltet, die Sie als Unternehmen über die Herausgabe der ELSTER-Organisationszertifikate bestimmen. Die Administratoren können Mitarbeitende zu einem Funktionspostfach hinzufügen oder aus einem Funktionspostfach entfernen, sodass Mitarbeitende Mitglied in mehreren Funktionspostfächern des Unternehmens sein können.

(Stand: 01.08.2023)

Der Administrator kann mehrere Mitarbeitende zu einem Funktionspostfach als Nutzer bzw. Nutzerin hinzufügen. Mitarbeitende innerhalb eines Funktionspostfachs können sich gegenseitig vertreten. Die Rolle des Administrators ist nur einmalig vergeben und kann nicht durch eine Nutzerin bzw. einen Nutzer vertreten werden, da die Schlüsseldaten nur einmalig vergeben sind.

(Stand: 01.08.2023)

Mein Unternehmenskonto ist im Grundsatz in viele einzelne Benutzerkonten unterteilt, die alle gleichberechtigt sind. Pro Unternehmen können bis zu 500 Benutzerkonten erstellt (d.h. bis zu 500 ELSTER-Organisationszertifikate ausgegeben) werden. Es wird empfohlen, dass jeder Mitarbeitende, der digitale Verwaltungsleistungen für das Unternehmen in Anspruch nehmen will, ein eigenes ELSTER-Organisationszertifikat erhält. Dadurch ist es unternehmensintern möglich, entsprechend der Unternehmenshierarchie bestimmte Berechtigungen zu vergeben und unterschiedlichen Inhabern eines ELSTER-Organisationszertifikats den erlaubten Handlungsumfang vorzugeben. Mit der an das jeweilige ELSTER-Organisationszertifikat gekoppelten Account-ID ist so eine Zuordnung von Handlungen und Anträgen zu einem Mitarbeitenden in dem Unternehmen möglich. Mit der Berechtigungssteuerung können die einzelnen Benutzerkonten von einer „Zentralen Stelle“ administriert werden.

(Stand: 01.08.2023)

Es gibt zumindest technisch keine übergeordnete Position eines Administrators, die eine Steuerung der ELSTER-Organisationszertifikate erlaubt. Trotzdem kann ein Unternehmen über eine „Zentrale Stelle“ die Nutzung der ELSTER-Organisationszertifikate steuern. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter Überblick:Die Funktionalitäten/Berechtigungssteuerung. Perspektivisch soll der Registrierungsprozess dergestalt angepasst werden, dass es ein übergeordnetes Administrator-Organisationszertifikat gibt, das weitere untergeordnete ELSTER-Organisationszertifikate ohne weiteren Registrierungsbrief beantragen kann.

(Stand: 01.08.2023)

Nein, sobald Sie über Mein Unternehmenskonto mindestens ein Benutzerkonto angelegt (= ein ELSTER-Organisationszertifikat beantragt) haben, können Sie auch die Berechtigungssteuerung nutzen.

Um sie in vollem Umfang nutzen zu können, muss jedoch ein Benutzerkonto als Administration der Berechtigungssteuerung eingerichtet werden. Dies geht ganz einfach in den Benutzerkonto-Details der Berechtigungssteuerung. Anschließend können Sie Einstellungen zu Benutzerkontoberechtigungen etc. vornehmen.

(Stand: 01.08.2023)

Dies geht in der Berechtigungssteuerung von Mein Unternehmenskonto. Dort können Unternehmen eine Liste mit allen Benutzerkonten einsehen und diesen Benutzerkonten Berechtigungen für digitale Verwaltungsleistungen vergeben oder ihnen entziehen.

Grundsätzlich ist vor eingestellt, dass alle in dem Unternehmen vorhandenen Benutzerkonten auch alle Berechtigungen des Unternehmens erben. Damit ist sichergestellt, dass kleine Unternehmen, die keinen Bedarf haben die Nutzung von digitalen Verwaltungsleistungen auf wenige Mitarbeitende einzuschränken, keinen Aufwand damit haben.

Um Berechtigungen für dedizierte digitale Verwaltungsleistungen nur an einzelne bzw. bestimmte Benutzerkonten zu vergeben, können Unternehmen in der Berechtigungssteuerung ein oder mehrere Benutzerkonten als Administration einrichten. Dies geht ganz einfach in den Benutzerkonto-Details der Berechtigungssteuerung. Dann kann die Administration die Benutzerkontoberechtigung erst einmal einschalten.

Ist dies geschehen, kann sie entweder einzelnen Benutzerkonten Berechtigungen für Verwaltungsleistungen erteilen oder Berechtigungsgruppen erstellen, diesen Berechtigungen erteilen und Benutzerkonten in die Gruppe einordnen. Alle Benutzerkonten, die keine Berechtigung durch die Administration erhalten, können mit ihrem ELSTER-Organisationszertifikat nicht auf digitale Verwaltungsleistungen zugreifen.

(Stand: 01.08.2023)

Mein Unternehmenskonto ist sowohl für Einzelunternehmen, mittelständische Unternehmen als auch international agierende Konzerne konzipiert.

Insbesondere hinsichtlich der Berechtigungssteuerung und der internen Prozesse gibt es hier jedoch ganz verschiedene Bedürfnisse. So wollen sich kleine Unternehmen mit wenigen Mitarbeitenden bspw. nicht mit einer Berechtigungssteuerung befassen, während größere Unternehmen sicherstellen müssen, dass nur bestimmte Mitarbeitende auf bestimmte digitale Verwaltungsleistungen zugreifen dürfen.

Dem wird in der Berechtigungssteuerung von Mein Unternehmenskonto Sorge getragen: Unternehmen, die keinen Bedarf an einer Berechtigungssteuerung haben, müssen sich damit auch nicht befassen. Für Unternehmen mit mehr als einem Benutzerkonto (=mehr als einem ELSTER-Organisationszertifikat) bedeutet dies, dass per „Default“ alle Berechtigungen eines Unternehmens automatisch an alle weiteren Benutzerkonten vererbt werden. Aus Sicht der Anwendenden ergibt sich damit nicht die Notwendigkeit, die Berechtigungssteuerung aktiv zu nutzen.

Entscheidet sich aber ein Unternehmen die Berechtigungssteuerung zu nutzen, kann es ein oder mehrere Benutzerkonten als Administration einrichten. Diese Benutzerkonten können den „Default“ dann abändern und die Benutzerkontoberechtigung einschalten. So können dann Berechtigungen für bestimmte Verwaltungsleistungen an bestimmte Benutzerkonten vergeben werden.

Für große Unternehmen gibt es zudem weitere hilfreiche Funktionen, wie:

• Weitere Benutzerkonten als Administration einrichten oder Administrations-Funktionen von Benutzerkonten wieder entziehen
• Namen und E-Mail-Adressen von Mitarbeitenden den Benutzerkonten zuordnen
• Den Benutzerkonten Alias-Namen geben, um sie besser zuordnen und überblicken zu können. Bspw. könnte es ein Benutzerkonto „Buchhaltung“ oder ein Benutzerkonto „Betriebsrat“ geben
• Berechtigungsgruppen erstellen und so Berechtigungen für digitale Verwaltungsgruppen zusammenfassen und direkt an mehrere Benutzerkonten vergeben

(Stand: 01.08.2023)

Die ELSTER-Organisationszertifikate stellen eine Innenvollmacht dar, dementsprechend können alle Dienste, bei denen eine Authentifizierung mit den ELSTER-Organisationszertifikaten möglich ist, genutzt werden – also auch auf www.elster.de. Die ELSTER-Organisationszertifikate können aber aus mehreren Gründen nicht missbräuchlich für den Abruf von Steuerdaten verwendet werden:

• Kein Zugriff auf bestehende Informationen oder Unterlagen

Auf www.elster.de kann man keine Finanzdaten (z.B. Jahresabschlussunterlagen) einsehen. Die digitalen Verwaltungsleistungen betreffen nahezu ausschließlich steuerliche Meldepflichten, in denen keine kritischen Informationen an das Unternehmen übermittelt werden.

• Kein Einblick in frühere Bescheide

Bereits von anderer Stelle mit einem ELSTER-Organisationszertifikat abgegebene Anträge und insoweit erhaltene Bescheide und Mitteilungen der Finanzverwaltung können nicht eingesehen werden. Es besteht immer eine 1-zu-1-Zuordnung von ELSTER-Organisationszertifikat und jeweiligem Postfach.

• Möglichkeit des Widerrufs

Missbräuchlich abgegebene Steuererklärungen oder andere Anträge können über eine Account-ID dem jeweiligen ELSTER-Organisationszertifikat zugeordnet und bei Bedarf widerrufen werden. Bei korrektem Umgang mit den ELSTER-Organisationszertifikaten können so auch unternehmensintern Rückschlüsse auf die handelnde Person gezogen werden.

• Berechtigungssteuerung

Über die Berechtigungssteuerung wird die sichere Handhabe von ELSTER-Organisationszertifikaten weiter vereinfacht.

(Stand: 01.08.2023)

Notwendig ist lediglich die Authentifizierung bei Mein Unternehmenskonto mittels des ELSTER-Organisationszertifikats. Ein sodann abgegebener Antrag oder sonstige Mitteilung im Rahmen einer Verwaltungsdienstleistung ersetzt eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform, § 8 Abs. 6 OZG.

(Stand: 01.08.2023)

Soweit die Authentifizierung und Identifizierung über Mein Unternehmenskonto erfolgt ist, gilt auch hier der Schriftformersatz.

(Stand: 01.08.2023)

Nach aktueller Einschätzung teilen auch Anhänge das rechtliche Schicksal des Antrags bzw. der Mitteilung, sodass auch insoweit der Schriftformersatz gilt.

(Stand: 01.08.2023)

Es bedarf zum einen der Einrichtung eines Postfachs und darüber hinaus muss die Nutzerin bzw. der Nutzer in die Bekanntgabe durch Einstellung eines Bescheids bzw. einer Mitteilung in das Postfach eingewilligt haben, § 9 Abs. 1 OZG.

Zum jetzigen Zeitpunkt sieht das (noch nicht in Kraft getretene) OZG-Änderungsgesetz in § 9 Abs. 1a eine automatische Einwilligung durch Einrichtung des Postfachs vor. Das bedeutet, dass standardmäßig von einer Einwilligung ausgegangen wird, es gibt aber die Möglichkeit des „Opt-outs“.

(Stand: 01.08.2023)